【2分で読めちゃうシリーズ】
※この記事は今年の6月に作成されたものを再編集・再投稿しております。
こんにちは、しおあんママです。
児童クラブであやとりにハマっている娘を見て、紐１本の偉大さを感じている今日この頃です。
さて、会社で私がどのような仕事をしているかと言うと、「業務改善」とか「業務効率化」「業務のDX連携支援」みたいなことを扱っています、と以前書きました。
業務改善や効率化、DX化の仕事ってどんなことするのかを今回はご紹介します。
簡単に言ってしまうと、
①業務を見える化する
②業務を整理する
③改善ソリューションを導入する
④効果検証する
という流れをお客さまがスムーズに進められるためのサポートをします。
もうちょい詳しく書いてみます。
①業務を見える化する
業務改善や業務課題を解決するためのソリューションを導入する前に、
そもそも、「対象の業務は誰が・いつ・どのように・どんな手順でやっているのか」をちゃんと把握しましょうという活動です。
ここが業務改善の肝といってもいいくらい大事なところです。実態が把握できていないのに改善するわけはないのです。
②業務を整理する
業務内容を把握できたら、冷静になってその全体像を見てみます。すると、いつまでもアナログなやり方に頼っている業務があったり、毎度同じ作業に手間をかけている業務があったり、過去の慣習なだけの不要な承認や確認作業があったり、やり方が不効率だったりなど、ムリやムダがあるところが見えてきます。そのようなところは、業務を失くしたり、順番を変えたり、他の方法に置き換えたりできないかを検討しつつ、整理していきます。
③改善ソリューションを導入する
単純な業務整理では改善しきれない部分や、DX化によって大きな効果を期待できそうな業務は、適切なソリューションがないかを検討します。最近ではRPA化や電子化、チャットボット導入に繋がることが多いです。この改善ソリューションを導入するフェーズで、実は「①業務を見える化する」作業がまた活きてきます。RPA化するにしろ、電子化するにしろ「細かい業務手順のどこをRPA化するのか・電子化するのか」を決定し、デジタルに置き換えなくてはいけません。そう、つまり、デジタル化するには置き換える前の「人がやっていた業務の詳細」を結局は見える化しないと始まらないのです。
④業務改善したか検証する
最後は、改善した業務手順や導入したソリューションが有効に働いているかを継続的にチェックして軌道修正をしていきます。
このような流れを実施することで、現場に即した効果ある業務改善活動ができるんです。
言葉で書くとさらっとした感じですが、実際に作業するお客さまや支援する側は結構大変です。でも、効果がはっきり出たときの達成感はあるのが業務改善です！
もし業務改善にご興味ある方いれば、ご連絡いただいても大丈夫です！