【3分で読めちゃうシリーズ】
※この記事は今年の6月に作成されたものを再編集・再投稿しております。
こんにちは、しおあんママです。
小１長女の夏休みが迫ってきました。
児童クラブには通っていますが、ただ毎日を消化するだけでなく、充実した夏休みを過ごしてもらいたいので、何か良いアイデアはないか日々ググっている今日この頃です（サマースクールをおススメしましたが、「ママと寝られないのは嫌だ」と言われました。良いアイデアお持ちの方、ご連絡ください）。
さて、前回の記事では業務改革において「業務を見える化」する必要性について書きました。
今回は業務見える化の具体的な手順について書いていきたいと思います。
まずはおさらいですが、業務改革における大まかな流れは次の４つでした。
①業務を見える化する
②業務を整理する
③改善ソリューションを導入する
④効果検証する
その中のひとつ、①業務を見える化する とは、「何の業務を、誰が・いつ・どのように・どんな手順でやっているのか」を視覚的に理解できるようにまとめることと前回の記事で書きました。
じゃあ、どうやって業務手順を視覚的にまとめていくのか、、、
基本は、業務手順を体系的にまとめるための「棚卸表」なるものを用いて実施します。
業務を大きな括りから徐々に細分化していき、具体的な手順にまで落とし込みます。大・中・小・手順というようなカテゴリで。
↓こんなんです。実際にはもっと様々な縦軸の項目がありますがサンプル的に。
このような棚卸表を作る手順は下記の通り。
❶業務改革を進めたい業務をピックアップする。
※最初に取組むのは課題が顕在化している業務が良い。
❷ピックアップした業務の中から、まずは効果を見込めそうな業務を選ぶ
※効果が見込めそうな期待値が高い業務は例えば次のようなもの
・デスクワークや問合せメインの業務
・別の場所にある複数のデータを扱う業務
・コピペや目視のチェックが多い業務
・同じことの繰り返しが多い業務
❸あてを付けた業務の大まかな全体の流れをフローで書き出す（大項目～中項目レベルで）
❹大まかな流れから徐々に業務を細分化し、具体的な手順に落とす
※❸❹の作業は、1業務・1手順ごとを付箋に書き出して、
フローのように並べて、前後を入れ替えたり、項目の粒度を揃えながらやると分かり易いです
ポイントは、❶～❹の流れを、効果がありそうなミニマムの業務に絞ってまずは実施することです。改革ってのは、「効果が見える」ことが継続＆やる気アップに繋がりますからね。
と、簡単に棚卸表を作る手順を書きましたが、（そんなに具体的じゃなかった・・・すみません）作成経験がない方だとなかなか難しいかもしれません。
業務の見える化を専門にしているコンサルもいるくらいですしね。
でも私自身何年か業務改革を支援してきて思うのは、
【「業務の見える化」に多くの体力とお金を使うのは間違っている】です。
本当にやりたいのは業務の見える化ではなく、業務改革を成功させて、業務効率を上げたり、残業を減らしたりすることなはずです。
でも、そのためには業務の見える化は必須・・・・
難しいところではありますが、
業務改革を実施している方はぜひ「業務見える化」を検討してみてください！
私の所属するチームでは、業務見える化の理解を深める無料セミナーもやっています（私は出演していませんケド・・・）。
気になる方はこちらからどうぞ。
なんだか仕事関係の内容を書くと疲れるので、
次はライトな記事でも挟んで、「②業務を整理する」について書いていきたいと思います！