【3分で読めちゃうシリーズ】
※この記事は今年の7月に作成されたものを再編集・再投稿しております。
「業務の見える化」業務改善ってなにするの？【業務の整理編③】こんにちは、しおあんママです。
1歳7ヶ月次女が顔を覗き込んで「ママ、マクチュね」と連発するので、何のことかと思っていたら「ママ、マスク（してる）ね」のことでした。
このように、隣同士の音がひっくり返る言い間違いのことを「音位転倒」と呼ぶそうです。隣り合った音で母音が同じものが入れ替わってしまうというパターンが多いそうですが、
小さい子独特のなんとも言えないカワイさがありますね。
さて、今回は前々回記事の続きで、
業務を見える化した後に、どのように「業務を整理する」のかについて書いていきます。
業務を棚卸して見える化したら、ここからが本番です。
現状の業務全体を見ながら、どのような改善をしたら良いのかを検討します。
業務を整理するときの方法として、昔からある方法としてECRS（イクルス）があります。
（E）Eliminate 排除
（C）Combine 統合
（R）Rearrange 順序入れ替え
（S）Simplify 簡素化
の頭文字から取ったもので、その順番に業務を改善できないか検証していくとことスムーズに業務改善を図ることができるというものです。
★Eliminate 排除
よく考えれば不要ではないかという業務を失くす作業です。最近は全員がPCを持ってMTGに参加するのに、いつまでも出力資料を準備している行為や、惰性で続けられている定例会議、工数に対し成果が低い営業活動など。そうした不要なものを洗い出し、排除しましょう。
★Combine 統合
同じような業務を複数の人が実施している場合、それらを一本化することで人員や備品の削減が図れます。拠点が複数ある場合や各部署に事務職がいるような場合などは、同じような作業を別々にしているものをまとめていくことで高い効果が得られるケースも多いです。シェアード化と呼ばれるものですね。
経理や人事、情報システムといったどの企業にもある基礎的な役割を担う部署で特に注目されている手法です。
★Rearrange 作業順序の入れ換え
①②③と進んでいた手順を①③②のようにしたほうが、生産性が高いというケースもあります。「会議の中で資料を配布し、意見をもらい、修正する」という流れを「会議前に資料をメールで配布し、返信で意見をもらい、修正後の資料を会議で共有する」にすれば、会議時間は3分の1で済むかもしれません。そのような事象を洗い出し、順序変更をしていきます。
★Simplify 簡易化
必要以上に複雑化している業務をシンプル イズ ベストにする方法です。中間マージンをカットすることで安く商品を販売する手法などを取る企業も増えていますが、それも簡素化の一例ですね。
最近だとコロナ禍のこともあり、営業活動をオンラインで簡易化する企業も増えています。
簡易化することで、効率を維持しながら関わる方の負担やコストが減る方法を模索するのが重要です。
あとは、ECRSには入りませんが、
最近の傾向をみるとやはり「Automation 自動化」がトレンドです。
人間のやっていた業務をそのまま自動化できないかということですが、
OCR（自動読み取り）、RPA（PC作業の自動化）、チャットボット（自動問合せ対応）
などは導入企業も多く、浸透してきていますね。
自動化はECRSの目的である業務整理による改善と異なり、業務まるごと自動的するなど、まさに改革という言葉に見合うだけの大きな変化になることも特徴です。
業務改革にかけられる体力や予算、スケジュールなどによって、まずはどこから整理し改革していくかはそれぞれだと思いますが、参考にしていただける内容があれば幸いです。
次は「③改善ソリューションを導入する」について書いていきたいと思います！