2023年にKAIZEN FARMの新機能として搭載された分析機能。
今回は、その企画に携わった方をゲストにお迎えし、
KAIZEN FARMの分析機能に関する“あれこれ”をお聞きしました！
Kiki
こんにちは！
本日はKAIZEN FARMの分析機能について色々お聞きしたいと思います。
よろしくお願いします！
KAIZEN FARMとは
現状業務を棚卸すことのできる【業務改善支援ツール】です。
業務の棚卸しとは、現状の業務を可視化すること。
業務を可視化することで、現状の課題が見えてくるため、DXツール導入などのソリューション検討に役立ちます。
2023年には新機能として【分析機能】が搭載され、もっと便利に改善活動を進められるようにパワーアップしました。
Kiki
早速ですが、分析機能開発時の安西さんの役割について教えてください。
アンザイさん
役割…全部かなあ…（笑）
開発段階から実際の活用に向けた企画まで、全体を通して担当していました。
開発段階では、まずどんな分析が必要かを検討し、その分析を行うためにはどのような分析項目が必要か、アウトプットはどのような形にすべきかなどの企画を行いました。もともと自治体の業務調査で分析を行った経験はあるものの、分析の分野で専門家という程でもなかったから、情報収集や勉強はかなり時間をかけてやっていたかな。
あとは、開発会社へのディレクションを行ったり、実際に機能ができあがってからも、分析機能をどのように活用できるかをお客様に伝える活動もしています。
Kiki
すごいマルチですね…！
そもそも、どうしてKAIZEN FARMに分析機能を搭載しようと思ったのでしょうか？
アンザイさん
もともとKAIZEN FARMは業務可視化のためだけに作られたツールではなくて、その可視化された情報を実際の改善に活用することを真の目的として誕生としたツールです。
だから、可視化したデータを分析に活用する仕組みを作ることは最初から構想としてありました。
そんな中、自治体業界でBPR活動のニーズが高まってきて、KAIZEN FARMを使った自治体向けのBPRサービスの提供を始めたんです。
BPRを行う際には、まず業務の可視化→分析の流れが必須です。
業務可視化はKAIZEN FARMで効率化されているから、せっかくならそのデータを使って分析もどうにか効率化したい…！というところから、実際の開発に着手し始めました。
Kiki
どのように分析のロジックは組み立てられたのでしょうか？
アンザイさん
必要な分析軸は、自治体の方から頂いた意見や報告書をベースに、BPRのセオリーに沿って構築しています。
これまで行われた自治体BPRの報告書からどのような分析が必要なのかをひたすら情報収集したり、専門書を読みあさったり…最初にも話したけど、もともと分析の専門家ではなかったから、正直すごく大変でした。エンジニアでもないからシステムの裏側のシステムまでは把握していないし、あんなグラフやこんなグラフが欲しいけど、今のKAIZEN FARMに入力できる情報だけでそもそも分析できるのか？など考えることがとても多くて…開発会社とのやり取りを通して、現状のKAIZEN FARMで実現できないなら、どんな軸を追加する必要があるかなどを詰めていくのにとても苦労しました…。でも、営業経験や実際のお客様の業務可視化支援を行ってきた経験があったからこそ導くことができたロジックだったと思います。
Kiki
実際に自治体のお客様とのやり取りを通していただいたご意見やニーズがあったからこそ、お客様視点で分析ロジックを組み立てることができたんですね！
ところで、分析機能はどんなニーズにこたえた機能なのでしょうか？
アンザイさん
BPRを一気通貫で支援していきたいという気持ちが私たちにもあるし、なにより自治体には、「BPRを自走したい」というニーズがあることが分かってきたんです。職員自身がBPRを推進できるスキルを身に付けたい、ということだね。
もともとKAIZEN FARMの入力はお客様自身で業務可視化を自走できるように設計したということもあったから、BPRを一気通貫で支援するなら分析結果も自分たちでさっと見れたらいいよねって。
せっかく入力いただいた情報をしっかり活用していくためには正確な分析が必要だから、人の手で分析した結果よりも定量的なデータを一定のロジックでコンピュータが計算してくれた方が正確だし、効率もいい。かつ、リアルタイムで状況を把握できる。正確性とスピード性を求める方のニーズにもこたえています。
Kiki
自治体BPRに役立つことはとてもよく分かったのですが、企業でも使えますか？
アンザイさん
もちろんです！実際に金融業界のお客様に活用いただいている事例もありますよ！
KAIZEN FARMの分析機能は、業務の傾向把握に非常に役立ちます。例えば、どの部署の業務負担が多いか分かるので、改善を行うべき部署の優先順位を検討したり、どの業務から改善すると効果が出やすいかを検討することができます。
Kiki
分析の結果を活用するという観点で、KAIZEN FARMに業務内容を入力するときのポイントはありますか？
アンザイさん
そうだね、分析をするために必ず入力しないといけない軸があるから、そこを正確に入れていく、ということかな。
例えば、業務量を把握したいのであれば【時間】の入力は必須だし、ノンコア業務を改善対象にしたい、という時には、【コア／ノンコア】の軸を入力するのが必須になります。
あとは、とにかく正確に入れること！
私たちが皆様の棚卸表を確認させていただきながら、プロの視点でもう少し細かく入力した方が求めている結果が出やすい、というアドバイスをさせていただくこともできますよ◎
Kiki
では、ズバリこの機能の好きなところを教えてください！
アンザイさん
うーん、Excelの関数を組まなくても分析結果が見られるところです！
分析と言えば、エクセルで関数を作って、グラフ化して…みたいな作業がぱっと思い浮かぶと思うけど、関数とか難しいしグラフの調整とかも面倒じゃん？（笑）
それをボタンひとつでやってくれちゃうんだからすごく楽だよね！
Kiki
わ～分かります…！もうExcelとにらめっこしなくていいですもんね。開発ありがとうございます…！
この機能を、お客様にどう活用してほしいですか？
アンザイさん
活用法としては、２つあります。
➊何から改善していこうかの目星をつける
→先ほどもお話ししましたが、現状業務のどこに特に負担がかかっているかを把握できるので、どの業務から改善していこうか考える時に活用いただけます。
➋どのようなソリューションで改善できるかを知る
→業務整理して終わりではなく、どんな改善方針で検討できるのか、共有して使えるソリューションやツールは何があるかといった傾向もひと目で把握できます。
業務可視化から改善、最初から最後まで支えられるツールなので、長く愛用していただけると嬉しいです。
Kiki
もし、そのほか普段お客様にお伝えしていることや、この場で読者の皆様に伝えておきたいことなどがあれば教えてください。
アンザイさん
KAIZEN FARMは「業務の可視化を自分たちで行う」ということを可能にしたツールですが、さらにパワーアップして分析まで自分たちでできるようになりました。
特に難しい操作なしで、これまでプロに任せていた分析作業を自分たちででき（正確には、分析をしているのはシステムですが…）、しかもリアルタイムで結果を見られる、というところでスピード感を持って改善を行えるようになります。
中には、この分析結果をどう活用していくのか、改善を考えていく際にデータをどう活用するのが効果的かについて、最初はよくわからない、という方もいらっしゃるかもしれません。
そんな皆様には、分析ワークショップという研修もご提供しております。
自分で数字の意味を捉えられる知識やデータの見方を学ぶことができるので、より結果を出していきたいという方はぜひご活用ください！
Kiki
ありがとうございます。
本日は分析機能開発のきっかけや実際の活用についてお聞きすることができて、とても勉強になりました！分析機能、たくさんの方に届くと嬉しいですね！
（ちなみに最後に紹介いただいた分析ワークショップもアンザイさんの企画なんですよ◎）
次回は、2つ目の機能「ビューアー機能」について語っていただきます！
お楽しみに！