2024年2月にリリースされたKAIZEN FARMの「ビューアー機能」。
今回は「ビューアー機能」誕生の裏側を担当者にインタビュー！

Kiki

こんにちは！本日はKAIZEN FARMのビューアー機能について色々お聞きしたいと思っておりますので、よろしくお願いします！

KAIZEN FARMとは
　現状業務を棚卸すことのできる【業務改善支援ツール】です。
　業務の棚卸しとは、現状の業務を可視化すること。
　業務を可視化することで、現状の課題が見えてくるため、DXツール導入などのソリューション検討に役立ちます。
　2024年には新機能として【ビューアー機能】が搭載され、ボタン１つでマニュアルが作成できるようにパワーアップしました。

ばんぶーさん

こちらこそよろしくお願いします！なんか緊張する～（笑）

Kiki

楽しくやっていきましょう！（笑）
まずは、ばんぶーさんがビューアー機能開発の際に担当していたことを教えてください。

ばんぶーさん

機能の検討から販売企画まで、全体を通して担当していました。

開発に関しては、マニュアルレイアウト等の仕様について考える要件定義、開発会社から上がってきた試作のチェック、あとは社内外からユーザーの要望を聞き取って機能の改善に活かす、ということをやっていたかな。

開発と並行して、実際にリリースされた後にご利用いただく手順書や営業面談時のプレゼン資料等などのディレクションも行っていました。

Kiki

なるほど、ありがとうございます！

そもそも、なぜKAIZEN FARMにビューアー機能を搭載しようと思ったのですか？

ばんぶーさん

もともとKAIZEN FARMとは別で電子マニュアルを作成できる連携ツールがあったんだけど、ツールが別々だとどうしても連携させる時に手間があったんだよね。例えば、KAIZEN FARMの情報を一度エクセル出力してから連携ツールに取り込む必要がある、とか。

お客様からも実際にボタン１つでマニュアルが作成できると嬉しいという要望もたくさんいただいていて。

よりシームレスにKAIZEN FARMに入れていただいた情報をマニュアルに反映させたい！、

という想いでKAIZEN FARM自体にビューアー機能を搭載してしまおう、ということになりました。

KAIZEN FARMと別であった連携ツールは、それはそれでマニュアル上でしっかり編集ができるので自由度が高くて良いという声もあったけど、KAIZEN FARMのユーザーさまの多くは、「まずは小さく低予算で業務改善・標準化に着手したい」という方が多いです。

だったら、もっと手軽に安く手軽にマニュアルが出来る選択肢があったらいいよね、というのもきっかけの１つです。

既にKAIZEN FARMのビューアー機能をご利用いただいている方からも、「すごくマニュアル作成が楽になった」というお声をいただいています。管理面では、他の方の棚卸表も含めて１か所にまとまるので保管方法に迷わない、という点でもご好評です。

Kiki

ビューアー機能について企画する中で大変だったことは何ですか？

ばんぶーさん

どの項目がマニュアルに必要かを検討するのが大変でした。

今までのお客様の使い方を調査したりしながら汎用的な項目を絞り込むのが結構難しくて…。KAIZEN FARMのビューアーは固定フォーマットになっている（お客様自身でマニュアルの見た目やレイアウトを変更できない）から、どのような入れ方をされてもきれいな見え方になるようにレイアウトを検討しました。

Kiki

使う側としては非常にシンプルで分かりやすい機能ですが、そのシンプルさの裏にこだわりが詰まっているんですね！

では、ばんぶーさんがビューアー機能で好きなところを教えてください！

ばんぶーさん

やっぱり、ボタン1つでレイアウト調整なくきれいなマニュアルが出来上がるところ、かな！
世の中にはたくさんマニュアルツールがあるし、なんならWordやPowerPointで作成することもできるけど、どれも自由に編集できてしまう分、レイアウトに迷ったり時間がかかったりするもんね。センスも問われるし…。それに比べてKAIZEN FARMのビューアー機能は、自分で見た目をカスタマイズ出来ないけど、迷うところが少ない。しかも、KAIZEN FARMで業務が整理された上でのマニュアルが出来るのもいいところだと思っています。

Kiki

そうですね！色々カスタマイズできるのもいいですが、見た目にこだわりすぎて途中からマニュアルを作ることが目的になってしまってたりすることもありますもんね…

では最後の質問になりますが、このビューアー機能を読者の皆様にどう活用していただきたいですか？

ばんぶーさん

社内の属人化されている業務を可視化し、マニュアルとして残していく事で、ベテランのノウハウ・会社の資産を貯めるツールとして使っていってほしいです。

ただアニュアル化して残していくだけでなく、作る過程の中で、改善活動の一環として可視化の段階から組織全体の活動として活用していってほしいですね。

ノウハウが残っていくだけでなく、ベテランスタッフの業務を見ながら新入社員の方が棚卸しを行ったり、その棚卸した結果をマニュアルにして次世代に繋いだりと、コミュニケーション活性化にも使えます。

社内の改善や標準化活動を進めていくコミュニケーションツールとしても活用いただけるのが理想かな。

Kiki

社内で改善の輪が広がっていくと素敵ですよね◎
ばんぶーさんのこだわり、想いが非常によく伝わってきました！
たくさんの人にビューアー機能ご活用いただきたいですね。
本日はありがとうございました！

次回の【シリーズ｜担当者に聞く】は夏ごろを予定しております！
引き続き毎週月曜日にブログの更新は行っていきますので、よろしくお願いします◎