今回のブログでは、自治体BPRのステップについて簡単に解説していきます！
まずはBPRの意味から確認していきましょう。
BPR (Business Process Re-engineering)
業務本来の目的に向かって既存の組織や制度を抜本的に見直し、
プロセスの視点で職務、業務フロー、管理機構、情報システムなどを再構築し、業務改革すること。
辞書的な意味だけ見ても、分かったような分からないような…
ご安心ください。以下で実際のすすめ方について見ていきましょう！
① 事前準備
- まずはBPRを知ることから始めましょう
研修形式でBPR勉強会を開催するのがおすすめです。自分が理解するのも大事ですが、協力してもらう職員全員がBPRの重要性を認識することでより効果的にBPRを進めることができます。私たちもBPRスタートアップ研修を提供しておりますので、ご興味がございましたらお問い合わせください。
- どの業務をBPRの対象にするか決めましょう
初めてBPRを実施する方の中には「どの業務を対象にしたらよいかそもそも分からない」という方もいらっしゃるかもしれません。対象業務を選定するポイントは、改善の効果が出やすいかどうかを見ることです。業務に費やす時間や業務の種類（定型業務なのか、非定型業務なのかなど）を把握することで、成果の出やすい業務を洗い出すことができます。KAIZEN FARMは決められたフォーマットに従って業務の棚卸しをすることで作業時間や業務の種類など業務選定に必要な情報を簡単にレポート化してくれる分析機能があるため、スムーズにBPRを始めることができます。
② 業務可視化・分析
- 徹底的に業務を可視化しましょう
対象の業務の現状が分からなければ、どこを改善して良いかわかりませんよね。さて、ここからは現状業務を徹底的に棚卸していきましょう。課題分析を行うための指標や棚卸し項目に沿って、丁寧に可視化していくことが重要です。
- 業務分析で課題を発見しましょう
業務を棚卸してみると、どの作業にどれだけの人員・時間を費やしているかを分析したり、自動化できる作業がないかを分析したりすることができます。分析は自己流ではなく、BPRの経験があるプロの視点を用いて行うことをおすすめします。KAIZEN FARMであれば、ボタンひとつでプロが設計したロジックで分析結果を見ることができため、分析作業も効率よく行えます。
③ 改善・検証
- 試しにソリューションを導入・実行してみましょう
課題に対して最適なソリューションを検討し、実際にトライしてみましょう。DXツールの導入はもちろん、課題に繋がっている業務をアウトソースしたり、そもそもその工程を省いてしまう、というのも立派なソリューションです◎
新しく何かに取り組む時は、効果検証も必須です。
④ 定着
- 新手順を定着させましょう
ソリューションを導入し、理想の業務手順を再構築することができたら、その手順をマニュアル化して定着させましょう。KAIZEN FARMなら、棚卸表からワンクリックで業務マニュアルを生成できます。
- 次の活動に繋げましょう
ここまでの活動を他の職員に共有し、改善の輪を広げていきましょう！一度に関係職員を集めて報告会をするのが効果的です。他自治体の事例を共有することも効果的ですが、自分の職場で得られた成果が何よりも職員の心に響くことでしょう。
BPRの大まかな流れについてご理解いただけましたでしょうか。
KAIZEN FARMチームは、自治体BPRの上記ステップをイチからサポートさせていただきます。
詳しくはお問い合わせください。
また、「BPRのすすめ方についてもっと詳しく知りたい！」という方は下記の資料をぜひご覧ください◎
各ステップで何をすべきか、分かりやすくまとめております。
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それではまた次回のブログでお会いしましょう！