皆様こんにちは。
さてさて、今回のテーマは【活きた業務マニュアル】について。
皆様の中で、「属人化を解消したい！」「業務マニュアルを作成・運用したい！」と思っても、
・業務内容は個人が把握しているだけでマニュアル自体存在しない
・業務マニュアルは存在するが内容が古く、更新性が悪い
といったような課題をお持ちの方はいらっしゃいませんか？
企業や組織にとって、業務内容を可視化・管理することが重要だと認識していても、なかなか時間を割いて整備できないというジレンマをお持ちの企業様も多いのが現状です。
ただ一方で、今後、世の中全体で労働力の減少が進んでいくのは既定路線となっており、退職者や転職者によってノウハウが失われてしまったり、貴重な人材を即戦力化したい・マルチタスク化したいという話になってくることが予想されます。
そこから慌てて業務を整理し、マニュアル化していては間に合いません。
今からいかにリスクに向けて対策をしていくか、ということが重要なのです。
では組織にとって、属人化解消に繋がる業務マニュアルとはどのようなものであるべきか、ここではお伝えしていきます。
上記のような課題を解決するためには、個人のノウハウをいかに組織のノウハウにするか、という視点が必要です。
個々の社員がもっている、企業の継続や発展のために必要なノウハウを、組織が把握して、活用していける状態にすること、それが「活きた業務マニュアル」です。
活きた業務マニュアルの定義
では活きた業務マニュアルには、具体的にどのような条件がそろっている必要があるでしょうか。
3つの定義をお伝えします。
1つ目：個々のノウハウを随時蓄積・更新できる状態
先ほど挙げたお悩みにもありましたが、一つの組織の中でも誰がいつ、どんな業務をどのように進めているか共有されておらず、個人にノウハウが依存しているケースは非常に多く存在します。すると、急な退職や休暇などに組織として対応できない、ということになりかねません。そのため、まずは「個々が簡単にノウハウを随時蓄積・更新できる環境を用意する」ということが重要です。
2つ目：ノウハウを組織で一元管理できる状態
個々のノウハウを棚卸しできたとしても、それが組織の財産になっていないと結局意味がありません。個々のノウハウを吸い上げて、組織として活用できる状態になって、初めてマニュアルのメリットが生まれます。例えば、退職者や転職者が出ても、その業務をすぐに他の人材に引き継げる、社員の業務品質をマニュアルにそって平準化できる、社員の疑問に対して、マニュアルの内容を提供できる、などの属人化解消に役立つのはもちろん、新入社員教育の効率化や、業務内容を俯瞰で組織が把握することで業務改善の活動を行えるということなどにも繋がります。
3つ目：業務マニュアルの中から必要な情報を必要な時に引き出せる状態（検索性が高い状態）
先ほど挙げたように、マニュアルは存在するだけでは意味がなく、組織として活用できる状態になっていないと意味がありません。いつでも・誰でも簡単に検索できる環境が必要です。
まとめ
① 個々のノウハウを随時蓄積・更新できる
② 個々のノウハウを組織が把握でき、一元管理できている
③ 知りたい時に必要な情報を引き出し、活用できる
上記3つを満たしている業務マニュアルが、「活きた業務マニュアル」であると弊社は定義しています。
この定義を基に活きた業務マニュアルを作るには、個々のノウハウを高い精度＆統一されたフォーマットで蓄積すること、またノウハウを一つの箱に集約しながら、それをリアルに現場で活用できる機能や運用計画が必要となります。
ここまで、活きた業務マニュアルとは何かについてご説明してきましたが、ご理解いただけましたでしょうか。
実際どのように「活きた業務マニュアル」を作成していけば良いかについては、▼こちら▼のセミナー内でご紹介しておりますので是非ご覧ください！（自治体版はこちら）