【3分で読めちゃうシリーズ】
※この記事は今年の7月に作成されたものを再編集・再投稿しております。
こんにちは、しおあんママです。少し更新サボっていました。。。
長女小１の夏休みが始まって、弁当作りが大変です。でも在宅の日は児童クラブに行かず、一緒の机で宿題したり、オンライン授業に参加していたりします。
子ども向けのオンライン授業すごいですね。先日は私が別室でオンラインMTGに参加している間に家庭科の授業に参加し、サンドイッチを作ってくれていました。
さて、前回の記事では、どのように「業務を整理する」のかについて書きました。
具体的にはECRS（イクルス）の考え方で業務整理をすることをお伝えしましたね。
ECRSの手法を実行して、不要な業務を失くしたり、まとめたり、簡易化したりできたら、次に考えたいのが、「③改善ソリューションを導入する」ことです。
関連記事：企業の業務改善ってなにするの？【業務見える化編①】
「業務を整理する」視点ではなく、「ソリューションによって大胆に置き換える／根本から変える」という考え方です。
DX戦国時代に突入している現在、世の中には業務効率化／自動化のためのソリューションが溢れていますが、どのソリューションにも【目的／手法】【力を発揮する領域】【できないこと】があります。
そう、すべての課題を解決できる万能なソリューションはありません。改善活動をしているあなたが、適切なソリューションを選定しなくてはいけないのです。
例えば、RPAで見てみましょう。
【目的】
PC作業の自動化による業務効率化
【手法】
PC上の操作をデジタルレイバーに記憶させ、自動で実行させる
【力を発揮する領域】
・ルーティンの単純作業（コピペ、集計、グラフ化、リスト化などなど）
・夜間や早朝対応や２４時間休まず作業が発生する作業
【できないこと】
・PC上で実行されない業務の自動化
・PC上でも毎度違った手順でしか実行できない業務の自動化
つまり、こんな業務なら一から十までRPAにできてしまいます。
●毎日、夜９時に部内全員の勤怠Excelを決まったフォルダから抽出し、勤怠システムへ読み込ませ、読込み結果を部内メンバーへメールで一斉送信する
でもこんな業務ならRPAを当てはめるのは難しいでしょう。
●毎日、上長から出された指示に従って、WEB上でデータを探し、Excelで加工してから、出力して上長へ提出する
どうでしょうか？
適切なソリューションを選定し、導入するコツは
ソリューションの特性を理解することと、
「①業務を見える化する」で実施した業務の詳細な流れを突き合せれば、
それほど難しいことではありません。
むしろ、ある程度の目星をつけているソリューションがあるなら、
そのソリューションを保有している会社の営業の方に、業務を可視化した情報を見せれば、ソリューションをどの業務にあてれば能力を最大化できるか、教えてくれるでしょう。
親切なところだと、ソリューションを導入した際の効果をシミュレーションするところまでやってくれるかもしれません。
ソリューションの特性を把握するのは少し大変かもしれませんが、
展示会（最近はオンラインでもやっていますね）などで説明を受けながら一気に情報収集すれば、そこまで難しい作業ではありません。
ここまでくれば、業務改善も第一段階は成功したも同然ですね！
適切なソリューションを選定し、見える化した業務に当てはめ、実行しましょう。